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如何管理应收账款
http://www.cszk.cn 时间:2006年4月12日11:8

  面对日益激烈的市场竞争,安全、有效的管理应收账款是零售企业在发展过程中必须具备的条件。以下从4个角度出发,帮助企业在日常销售过程中合理、高效地管理应收账款。

销售、财务监管

  在销售合同中明确各项条款
  在与经销商签订销售合同时,要注意以下事项,以避免日后处理应收账款时与经销商产生分歧而带来经营风险:
  1、 明确各项交易条件,如:价格、付款方式、付款日期、运输情况等;
  2、 明确双方的权利和违约责任;
  3、 确定合同期限,合同结束后视情况再行签订;
  4、 加盖经销商的合同专用章(避免个体行为的私章或签字)。
  定期的财务对账
  财务要形成定期的对账制度,每隔3个月或半年就必须同经销商核对一次账目,以下几种情况容易造成单据、金额等方面的误差,厂家要尤为重视:
  1、 产品结构为多品种、多规格;
  2、 产品的回款期限不同,或因经营条件的不同而同种产品回款期限不同;
  3、 产品出现平调、退货、换货时;
  4、 经销商不能够按单对单(销售单据或发票)回款;
  5、 要主动拒绝用货款垫支其他款项(客户返利、破损产品货款、广告款、终端销售推广费用等)。

经销商监管

  建立完善的经销商开户制度
  合作前,对经销商进行评估尤为重要,评估内容应包括:
  1、 经销商的资信状况
  2、 经销商的财务状况
  3、 经销商的经营状况
  包括:公司发展方向、负责人经营理念、主营销售渠道、是否有本行业的经验、是否有经销竞争产品、是否有代理畅销产品、销售队伍、销售规模、仓储、物流配送系统等。
  4、 负责人的个人资料
  包括社会地位、家庭背景、个人背景、家庭成员、婚姻状况、个人爱好、不良嗜好等。
  对已合作经销商的监管
  1、 强化经销商的回款意识
  经销商在处理应付账款时,会根据以下的原则而选择先后支付顺序:
  (1) 对经销商利润贡献的多少;
  (2) 代理产品销售金额的多少;
  (3) 代理产品在经销商心目中的地位;
  (4) 客情关系的维护程度;
  (5) 厂家对货款管理的松紧程度。
  2、 控制发货以减少应收账款
  按照经销商实际的经营情况,采用“多批少量”的方法可以有效地控制应收账款。
  3、 适当的通路促销以减少应收账款
  根据20/80原则,对于20%这部分重点客户的应收账款的管理,是应收款管理的重中之重。实行通路促销政策,可以有效地降低厂家的应收账款。但此种方式应谨慎使用,不宜过频(一年一次为宜)。
  4、 建立经销商的库存管理制度
  通过对经销商库存的动态管理(销售频率、销售数量、销售通路、覆盖区域等),及时了解经销商的经营状况,保证销售的正常运转,有效地控制应收账款。

  经销商发生欠款的危险信号

  在日常经营管理中,经销商出现的一些信息,对厂家货款的安全性是有警示作用的。如:
  1、办公地点由高档向低档搬迁;
  2、频繁调换管理层、业务人员,公司离职人员增加;
  3、受到其他公司的法律诉讼;
  4、公司财务人员经常性的回避;
  5、付款比过去延迟、经常超出最后期限;
  6、多次破坏付款承诺;
  7、经常找不到公司负责人;
  8、公司负责人发生意外;
  9、公司决策层存在较严重的内部矛盾,未来发展方向不明确。
  10、公司有其他的不明确赢利的投资(投机)如:股票、期货等;
  11、不正常的不回复电话;
  12、开出大量的期票;
  13、银行退票(理由:余款不足);
  14、应收账款过多,资金回笼困难;
  15、转换银行过于频繁;
  16、以低价抛售商品(低于供货商底价);
  17、突然下过大的定单(远远超出所在区域的销售能力);
  18、发展过快(管理、经营不能同步发展)。

销售人员的监管
  加强销售人员的回款意识
  销售人员应养成良好的习惯:货款回收期限前一周,电话通知或拜访负责人,预知其结款日期;期限前3天确定结款日期,如自己不能如约,应通知对方自己的某一位同事会前往处理;如对方不能如约,应建议对方授权其他人跟进此款/在结款日一定按时前往拜访。
  1、客户拖欠之日数,不应超过回款期限的1/3;如超过,应马上采取行动追讨;
  2、如期限是30天,最后收款期限不能超过40天;
  3、如期限是60天,最后收款期限不能超过80天;
  4、如果不马上追讨,相当于将回款的机会让给别的公司,同时本公司的经营风险就相应的提高。

  零售终端经营不善的危险信号
  当终端出现下列状况时,企业就要特别谨慎,应及时将信息通报给经销商,避免经销商的经营损失:
  1.、正常的营运费用无法支付(如:房租、水电、工资);
  2、商场负责人无正当理由突然失踪;
  3、商场业务人员的频繁更换;
  4、商品大打折扣(低于供应商的底价);
  5、频繁的有商家退出经营;
  6、货架出现大量空位;
  7、大量使用礼品,抵供应商货款;
  8、大量的无法兑付的空头支票;
  9、不正常盘点;
  10、商场没有人气。

成功追收应收账款
  应收账款的处理方法
  1、销售资料(收货单据、发票等)是否齐备?内容是否准确无误;
  2、准时给予文件:越早给经销商发票,货款回收可能越早,同时要确认经销商收到发票;
  3、完善客户跟进制度:客户接触率与成功回收率是成正比的,越早与客户接触,与客户开诚布公的沟通,被拖欠的机会越低;
  4、定期探访:如客户到期付款,应按时上门收款,或电话催收;即使是过期一天,也应马上追收,不应有等待的心理;
  5、建立形象:客户是需要教育的,一定要给予客户一个正确的观念———我们对所有欠款都是非常严肃的,不能容忍被拖欠;
  6、服务精神:认同及理解客户的困难和投诉,同时可以利用自身的优势帮助客户解决困难;
  7、技巧训练:追收欠款需要技巧,如:电话技巧、上门拜访技巧;同时应了解客户的经营状况、财务状况、个人背景等资料。

  已被拖欠款项的处理方法
  1、文件:检查被拖欠款项的销售文件是否齐备;
  2、收集资料:要求客户提供拖欠款项的原因,并收集资料以证明其正确性;
  3、追讨文件:建立账款催收制度,根据情况发展的不同,建立3种不同程度的追讨文件———预告、警告、律师信,按情况及时发出;
  4、最后期限:要求客户了解最后的期限以及其后果,让客户了解最后期限的含义;
  5、行动升级:将欠款交予较高级的管理人员处理,将压力提升;
  6、假起诉:成立公司内部的法律部,以法律部的名义发出追讨函件,警告容忍已经到最后期限;
  7、调节:使用分期付款、罚息、停止数期等手段分期收回欠款;
  8、要求协助:使用法律维护自己的利益。
(左鸣)

(出版日期:2006年4月12日 第12期)

转自:超市周刊 (编辑:岳阳)


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